効果的なビジネス文書の書き方: 3つの必須条件と実践例

ビジネス文書の重要性は言うまでもなく、しかし相手に合わせた文書を書くのは容易ではありません。この記事では、ビジネス文書の書き方の中でも欠かせない3つの原則に焦点を当てます。効果的なコミュニケーションを望む方々にとって、必読の内容となっています。

ビジネス文書とは、仕事上でやり取りするメールやレポート、企画書などのことです。ビジネス文書を書くときには、以下の３つの必須条件を忘れないでください。

１．読み手ありき ビジネス文書は、自分が伝えたいことだけを書くのではなく、相手が知りたいことや興味を持つことを書く必要があります。相手の立場に立って、どんな情報が必要か考えましょう。自分目線ではなく、相手目線で文書を作成することが大切です。

２．目的を明確に ビジネス文書には、必ず目的があります。目的がはっきりしないままで書き始めると、文章がぼやけてしまい、伝えたいことが相手に届きません。目的を明確にするためには、「何のために書くのか？」「相手に何を伝えたいのか？」「相手にどういう行動を期待するのか？」という３つの質問に答えるようにしましょう。

３．簡潔にまとめる ビジネス文書は、長くても短くても良いというわけではありません。大切なのは、必要な情報を余すことなく、余計な情報を省くことです。文章を簡潔にまとめるコツは、以下のようなものがあります。

・主題文を作る

・段落ごとに一つの主題を持つ

・同じ内容を繰り返さない

・具体例や数字を用いる

・箇条書きや表を活用する

例えば、研修の報告書を書く場合、以下のように簡潔にまとめることができます。

【報告書】 タイトル：○○研修参加報告

本文：

平成35年8月25日（土）～26日（日）に○○会場で開催された○○研修に参加しました。以下、その内容と感想を報告します。

１．研修内容 ・テーマ：ビジネス文書の書き方 ・講師：××先生（××大学教授） ・参加者：20名（当社から5名） ・時間：各日9時～17時（昼休み1時間）

２．研修成果 ・ビジネス文書の必須条件（読み手ありき・目的明確・簡潔にまとめる）を学んだ ・実践演習でメールやレポート、企画書などの文書を作成し、添削やフィードバックを受けた ・参加者同士で意見交換やネットワーキングを行った

３．感想 ・ビジネス文書の書き方について、基本から応用まで幅広く学ぶことができた ・講師の××先生は、分かりやすく丁寧に指導してくださり、大変参考になった ・他社の参加者とも交流でき、業界の動向や課題について知ることができた

以上、○○研修の報告を終わります。今後は、この研修で学んだことを仕事に活かし、より効果的なビジネス文書を作成していきたいと思います。ご拝読ありがとうございました。

効果的なビジネス文書を作成するためには、明確な目的を持つことが必要です。書く前に、「何を伝えたいか」「どのような行動を促したいか」という目的を確認しましょう。