宛名の書き方ガイド：ビジネス文書での敬称の適切な利用方法

宛名の書き方で気をつけること ビジネス文書を書くとき、宛名はとても重要です。相手に敬意を表すために、正しい敬称を使いましょう。敬称を間違えると、相手に失礼な印象を与えたり、信頼関係を損なったりする恐れがあります。では、どのように敬称を使うのが正しいのでしょうか。ここでは、敬称の基本的なルールと注意点を紹介します。

敬称は１つだけ

敬称は、相手の名前や役職に付けるものです。例えば、「中村課長」「原田部長」などです。これらはすでに敬称になっているので、「中村課長様」「原田部長様」というように二重敬称にするのは誤りです。二重敬称は、相手に過剰な敬意を示すことになり、かえって不自然やへつらっているように見えます。敬称は１つだけ使うことが基本です。

ただし、社外の相手に対しては、もっとも丁寧な「様」を使うことが多いです。この場合、「人事部長〇〇様」のように「役職＋名前＋様」とするのが一般的です。また、会社名と名前の両方を書く場合には、「〇〇株式会社　人事部長〇〇様」というように会社名に「御中」はつけず、名前だけに「様」を付けます。

「各位」は「みなさま」

「各位」は、複数の相手に対して使う敬称です。例えば、「お客様各位」「取引先各位」などです。「各位」は「みなさま」という意味なので、「各位様」というように「様」を付けるのは間違いです。「各位」だけで十分丁寧な表現です。

以上が、宛名の書き方で気をつけることです。相手への敬意を忘れず、正しい敬称を使いましょう。それが、ビジネス文書のマナーでもあります。