ビジネス文章の【種類と目的】：効果的なコミュニケーションを実現するために

ビジネス文章は、社外と社内に分かれ、取引や社交、連絡、報告、提案、届出などのタイプがあります。それぞれの目的や形式を理解し、適切な文章を作成することが重要です。コミュニケーションの効果を高めるためには、相手の期待やニーズに合わせて文章を構築しましょう。

1｜文章の種類

まず、ビジネス文章は大きく「社外文章」と「社内文章」に分けられます。社外文章とは、自分の会社と他の会社や組織との間でやりとりする文章のことです。社内文章とは、自分の会社の中で同僚や上司との間でやりとりする文章のことです。

　1-1｜社外文章

社外文章には、「取引文章」と「社交文章」の２つがあります。取引文章とは、仕事上の連絡や依頼、回答などをするために書く文章です。例えば、見積書や注文書、納品書などがこれにあたります。取引文章は、先方との契約や信頼関係を築くうえで重要です。社交文章とは、実務上は必要ないものでも、先方との関係を維持・発展させるために書く挨拶状やお礼状などです。例えば、年賀状や祝電、弔電などがこれにあたります。社交文章は、先方への敬意や感謝を伝えるうえで重要です。

　1-2｜社内文章

社内文章には、「連絡文章」「報告文章」「提案文章」「届出文章」の４つがあります。連絡文章とは、自分の業務状況や予定などを上司や同僚に伝えるために書く文章です。例えば、日報や週報、メールなどがこれにあたります。連絡文章は、仕事の進捗や課題を共有するうえで重要です。報告文章とは、自分が行った業務やプロジェクトの成果や評価などを上司や関係者に伝えるために書く文章です。例えば、報告書やプレゼンテーション資料などがこれにあたります。報告文章は、仕事の成果や問題点を明らかにするうえで重要です。提案文章とは、自分が考えた改善策や新しいアイデアなどを上司や関係者に提案するために書く文章です。例えば、企画書や提案書などがこれにあたります。提案文章は、仕事の改善や創造性を発揮するうえで重要です。届出文章とは、自分が行う予定の行動や変更などを上司や関係者に届け出るために書く文章です。例えば、休暇届や退職届などがこれにあたります。届出文章は、仕事の円滑化やトラブル防止に役立ちます。

以上がビジネス文章の種類です。以下の表にまとめました。

ビジネス文章	種類	目的	例
社外文章	取引文章	仕事上の連絡・依頼・回答	見積書・注文書・納品書
社外文章	社交文章	関係維持・発展の挨拶・お礼	年賀状・祝電・弔電
社内文章	連絡文書	業務状況・予定の共有	日報・週報・メール
社内文書	報告文書	業務・プロジェクトの成果・評価の伝達	報告書・プレゼンテーション資料
社内文書	提案文書	改善策・新しいアイデアの提案	企画書・提案書
社内文書	届出文書	行動・変更の届け出	休暇届・退職届

ビジネス文章の種類を理解することで、自分が書くべき文章の目的や内容、形式などが明確になります。また、相手がどのような文章を期待しているかも把握できます。ビジネス文章を書く際には、種類に応じて適切な文章を作成することが大切です。