外部への手紙を書く際の3つの要点
社外文書とは、会社や組織の外部の人に向けて書く文書のことです。社外文書を書くときには、次の３つのポイントに注意しましょう。
- 敬意を払う
- 社外文書は、相手に対する敬意を表すものです。そのため、敬語や丁寧語を使って書きます。また、相手の名前や肩書きなどを正しく記載します。さらに、本文の始めと終わりには、頭語と結語を入れて挨拶をします。頭語と結語は、文書の種類や目的によって変わりますが、一般的には「拝啓・敬具」や「御中・宜しくお願い申し上げます」などが使われます。
- 情報を正しく伝える
- 社外文書は、相手と情報を共有するものです。そのため、情報を正確かつ明確に伝えることが重要です。文書の目的や内容に応じて、必要な情報を適切に選択し、整理し、表現します。また、数字や日付などのデータは間違いがないか確認し、必要ならば図表や添付資料などで補足します。
- 書式に従う
- 社外文書は、会社や組織のイメージを伝えるものです。そのため、見た目も大切です。書式と呼ばれるルールに従って、文字の大きさや色、行間や余白などを統一します。また、ページ番号やタイトルなどを入れて分かりやすくします。書式は、文書の種類や目的によって変わりますが、一般的には「A4サイズ・横書き・明朝体・11ポイント・1.5行間・左右2.5cm・上下3cm」などが使われます。
以上が社外文書の書き方のポイントです。社外文書は、相手と信頼関係を築くためにも重要なコミュニケーションツールです。完成度の高い文章は会社の品格を感じさせ、ひいては業績アップにつながります。ぜひ参考にしてみてください。
