効果的なビジネスコミュニケーション：書面とメールの使い分けメリット・デメリット解説
ビジネス文書の選択肢、書面とメール。どちらが最適か、状況に迷ったことはありませんか？この記事では、その選択をサポートします。機密情報や契約書は「書面」で、正確性と法的証拠性が高まります。しかし手間と時間が要されます。一方、「メール」はスピーディーさが魅力。簡単な連絡や添付ファイルに適していますが、証拠性は弱く、情報漏洩のリスクも。メリットとデメリットを知り、ビジネスシーンでの賢い選択をしましょう。
書面とメールの使い分け
ビジネスでは、文書を作成するときに書面とメールのどちらを選ぶかが重要です。書面とメールにはそれぞれメリットとデメリットがありますので、状況に応じて使い分けることが必要です。今回は、書面とメールのメリット・デメリットをまとめてみました。
書面について
機密内容や要捺印なら「書面」 書面とは、紙に印刷したり手書きしたりした文書のことです。書面にすべき文書とは、以下のようなものです。
- 社外秘や個人情報を記載する機密文書
- 捺印が必要な契約書・請求書など
書面のメリットは、発信者と受信者が同一文書を手にし保存できることです。これで、内容の正確性が保たれ、行き違いがなくなります。また、法的証拠性が高いこともメリットです。
一方デメリットは、郵送・宅配する場合、手間がかかることです。そして到着までに時間を要することが挙げられます。また、紙媒体であるため、保管場所や管理方法にも注意が必要です。
スピードを重視するなら「メール」 メールとは、インターネットを通じて送受信する電子的な文書のことです。メールに適している文書とは、以下のようなものです。
- 緊急性や時限性が高い文書
- 簡単な連絡や確認事項
- 添付ファイルや画像を送る場合
メールについて
メールのメリットは、書式の決まり事が少ないため手軽に作成できることです。アドレスさえ入力すれば瞬時に文書を届けられることも大きなメリットです。料金も郵送・宅配より安価です。
デメリットは、法的証拠性が書面より弱いことです。また、誤送信やウイルスなどで情報が漏洩するリスクもあります。受信者が多い場合や返信が必要な場合は、管理や整理が大変になることもあります。
まとめ
以上、書面とメールの使い分けについてご紹介しました。どちらもビジネスコミュニケーションに欠かせないツールですので、その場に応じた判断ができるようにしましょう。書面とメールのメリット・デメリットを知っておくと、相手に伝えたい内容を効果的に伝えることができます。
