実践的！ビジネス文書の基本フォーマットと効果的な作成法

ビジネス文書の書き方において、成功の鍵は構成と書式にあります。伝えたい情報を効果的に届けるためには、どの部分に何を盛り込むか、順序をどうするかが肝要です。この記事では、ビジネス文書の基本フォーマットを紹介します。読者の皆さんに共通の悩みの解決策を提案します。文書作成の際の手順とポイントについて解説します。

ビジネス文書の基本フォーマット

ビジネス文書を書くときには、構成や書式が大切です。読み手に伝えたいことを効果的に伝えるためには、どこに何を書くか、どんな順番で書くか、ということを知っておく必要があります。ビジネス文書の構成は、社外でも社内でも共通です。以下の３つのポイントを覚えておきましょう。

• 前付
  • 文書の最初に書く部分です。
  • 文書の種類（報告書、提案書、依頼書など）や件名、日付、差出人、宛先などを記載します。
  • 文書の内容を一言で表すタイトルも必要です。
• 本文
  • 文書のメインとなる部分です。
  • 文書の目的や背景、内容や結論、提案や依頼などを詳しく説明します。
  • 読み手が理解しやすいように、段落や見出しを使って構成します。
  • 重要なポイントは「下記のとおり」「記」「以上」の３点セットでまとめます。
    • 「下記のとおり」は主文に入れて、「これから重要なことを書きます」という合図にします。
    • 「記」はその下に置いて、重要なことを箇条書きにします。箇条書きは番号や記号で区切ります。
    • 「以上」は最後に入れて、「これで文章が終わります」という合図にします。
• 付記
  • 文書の最後に書く部分です。
  • 文書の内容に関連する補足情報や参考資料などを記載します。
  • 添付ファイルや連絡先などもここに入れます。

以下は文章のフォーマット例です。

以上がビジネス文書の基本フォーマットです。このフォーマットに沿って文書を作成すれば、読み手もスムーズに読むことができますし、あなたも効率良く文書を作成することができます。ぜひ参考にしてください。